Wir wickeln in unserer Kanzlei einen großen Teil unserer Kommunikation per E-Mail ab.
Hier wird es zunehmend wichtiger, zuverlässige und sichere Techniken einzusetzen. Einerseits muss die Vertraulichkeit sensibler Daten gewährleistet werden, andererseits kommt es vor allem, aber nicht nur bei rechtlich relevanten Vorgängen darauf an, dass die übermittelte Datei tatsächlich von der Person stammt, die als Urheber genannt wird.
Die Vertraulichkeit der Kommunikation zu Ihnen als Mandanten können wir nur gewährleisten, wenn Sie mitwirken. Es muss ein Verfahren etabliert werden, das sicherstellt, dass nur der berechtigte Empfänger den Inhalt der Dateien oder E-Mails sichtbar machen kann. Das geht am einfachsten, wenn Sie über einen persönlichen Schlüssel verfügen, mit dem wir die an Sie gerichteten Mails verschlüsseln können. (Für die Bedürfnisse der internen Kommunikation zwischen Ihnen und uns - oder auch Dritten - können wir einen solchen Schlüssel bei Bedarf unproblematisch, sicher und zuverlässig für Sie erstellen - ohne unüberschaubare Kosten.)
Wir selbst können gewährleisten, dass Sie jederzeit zuverlässig überprüfen können, ob die Mail oder Datei, die Sie erhalten haben, tatsächlich von uns stammt und nachträglich nicht verändert wurde. Dazu "unterschreiben" wir die E-Mail oder die Dateien mit einer gesetzeskonformen Signatur. Dadurch wird die elektronische Post rechtlich genauso behandelt wie ein Schriftstück mit eigenhändiger Unterschrift.
Klingt kompliziert?
Die Technik war lange Zeit tatsächlich nur für "Freaks" zugänglich. Gerade in der letzten Zeit hat sie aber erhebliche Verbesserungen erfahren.
Wenn Sie Näheres erfahren wollen, sprechen Sie uns an. Wir haben mittlerweile langjährige Erfahrungen mit der rechtlichen, organisatorischen und technischen Umsetzung solcher Verfahren in die Praxis und wissen, wie die Umsetzung in die praktischen Arbeitsabläufe trotz aller Komplexität des Themas gelingen kann.
Übrigens:
Elektronische Signaturen sind längst nicht mehr nur eine theoretische Übung. Mittlerweile gibt es eine Reihe praktischer Anwendungen. Die vielleicht lästigste: Das Finanzamt erkennt auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen für den Vorsteuerabzug nur an, wenn sie gesetzeskonform (!) signiert sind. Glücklicherweise bieten mittlerweile immer mehr Unternehmen solche signierten elektronischen Rechnungen an.
Hier finden Sie unsere eigenen Schlüssel und Zertifikate.
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